“发文字号”常见错误析

“发文字号”常见错误析

《国家行政机关公文处理办法》（XX年1月1日施行）、《国家行政机关公文格式》（gb/t9704—1999）就“发文字号”的用法、格式、标准都作出了明确的规定。但是，“发文字号”在实际应用中仍然存在多少不规范的现象和问题，概括起来，主要有以下八个方面。

一、搭配虚字。如：“×政字〔XX〕第2号”、“×发字〔XX〕第35号”，这里的“字”“第”均是没有什么实际意义的多余字，应删去。规范化的用法是：“皖政〔XX〕2号”（即安徽某某人民***XX年度发的第2号文件）、“皖发〔XX〕35号”（即**安徽某某委XX年度发的第35号文件）。

二、要素颠倒。《国家行政机关公文处理办法》第三章第十条第四款已明确规定：“发文字号应当包括机关代字、年份、序号”，实质上等于指定了“机关代字”、“年份”、“序号”三要素排列顺序。但个别地方和单位在使用“发文字号”时，并没有按以上指定顺序排列，三要素位置颠倒。如：“(76)榕银农字第85号”，这一“发文字号”，不仅年号不全、“字”“第”多余、“括号”用错，而且年份前移，是错误的。规范化的用法应是“榕银农〔1976〕85号”。

三、年号不全。如“×政发〔97〕8号”、“×政秘〔86〕6号”，这里的“〔97〕”“〔86〕”是指1997年度、1986年度。虽然，在廿、廿一世纪里，“〔97〕”、“〔86〕”可理解为1997年、1986年，如若事过几个世纪或时间更长一些，为什么不可把“〔97〕”理解为公元97年、997年、1697年、2097年呢？年号不全会给将来查找利用文件***带来很***烦。所以，年份号应该写全称〔1997〕〔1986《国家行政机关公文格式》明确：“年份应标全称”。

四、错用括号。如“×政办（XX）8号”、“×政办〈XX〉8号”，这里的年份所用的括号“（）”、“〈〉”均是错误的。规范的用法应是六角括号“〔〕”，如“×政办〔XX〕8号”。

五、乱设虚位。发文字号中的“发文序号”常常出现虚位，如“×政秘〔XX〕008号”，这里的“008号”应改为“8号”。《国家行政机关公文格式》(gb/t9704—1999)已明确规定：“序号不编虚位（即1不编为001）”。

六、摆放有误。常见错误有三种：一是该居中摆放而不居中；二是不该居中摆放却居中；三是上下排放距离不当，不是过高、就是过低。就发文字号的摆放问题，《国家行政机关公文格式》附件的《条文释义》中讲的非常明确和具体：发文字号的位置，本标准规定在发文机关标识下空2行，发文字号与红色反线（即文件版头上的一条红色横线）之间间隔4mm（发文机关标识与红色反线之间的距离是3行位置，而发文字号应标在第3行，不要紧贴红色反线）。发文字号一般应居中排列。其实，发文字号的摆放有三种不同类型：①有发文机关名称加“文件”二字组成发文机关标识的（俗称大文头）下行文，发文字号一般标注在发文机关标识之下、红色反线上方，居中摆放4mm处（如上规定）；②上行文（上报的公文）需标识签发人姓名时，发文字号移到左边，左空1字（上下摆放位置，如上规定在红色反线上方4mm处），签发人姓名居右安排，右空1字；③“只用发文机关名称作发文机关标识的公文，发文字号一般标注在横线（红色反线）之下，公文标题之上的右侧”（见XX年1月1日起施行的《安徽某某行政机关公文处理实施细则》第三章公文格式第十一条第四款）。

七、字体字号不标准。《国家行政机关公文格式》规定：发文字号，用3号仿宋体字。而有的字号小于3号；字体，有的用小标宋体字，有的用楷体，也有的用黑体，五花八门。

八、与“公文编号”混为一谈。这一问题多出现在教课书中，如某函授大学编著的《中国实用文体大全》、某师范大学出版社出版的《公文写作教程》、近年新出版的某函授大学教材《应用文写作》、某某某党校系统干部中专教材《语文》等都把“公文编号”解释为“一般包括机关代字、年度、顺序号”，把“公文编号”混同于“发文字号”。

“公文编号”与“发文字号”是两个不同的概念。“公文编号”也叫文件编号，“是一份文件总印数的次序号”（《实用公文词典》陕西人民教育出版社出版），《国家行政机关公文格式》（gb/t9704—1999）阐述更明确：“公文份数序号（公文编号）是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号”。而“发文字号”是“由发文机关代字、年份和序号组成”。除此之外，“公文编号”与“发文字号”还有两大区别：①写法上的区别。“公文编号”的写法过去是“no.000××”，现为“000××”，位置标于文件左上角。而“发文字号”的写法是：“国发〔1991〕2号”即***1991年发的第2号文件。②标注位置的区别。“公文编号（公文份数序号）用***数码顶格标识在版心左上角第1行〔所谓版心：即公文印刷用纸除去天头（上白边）、订口（左白边）、右白边、下白边，余下的可排印文字的部分〕。而“发文字号”，在发文机关标识下空2行，距红色反线4mm处；大文头（有发文机关名称加“文件”二字组成发文机关标识的文头）的下行文，居中排列；小文头（仅以发文机关名称作发文机关标识的文头）的下行文或平行文，移至红色反线下靠右摆放；上行文，需标识签发人姓名时，发文字号移至左边，左空1字（红色反线上方4mm处）。

《国家行政机关公文处理办法》已进行多次修订和完善，并制定了《国家行政机关公文格式》国家执行标准（gb/t9704—1999），我们在编印教材和公文实际应用中，就应该严格按《办法》和国家执行标准执行，这样才能促进国家行政机关公文处理的标准化、规范化。